طراحی , ساخت و تجهیز سالن همایش از دیدگاه مدیران مجموعه و بهره‌برداران آتی با توجه به طی زمان طولانی از برنامه ریزی تا تکمیل پروژه و هزینه انجام شده نسبتاً زیاد، در تصمیم سازی‌های سازمانی از جایگاه و اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. اهمیت این بخش در این است که ما با در نظر گرفتن نیازهای آتی و توان امروزی طرحی داشته باشیم که در توسعه های آینده ما را به یک مجموعه کامل و درخور راهنما باشد. بهره بردار، مشاور یا تصمیم گیرنده سازمانی در ابتدا می بایست با مشورت ذینفعان دیگر پروژه فهرست نیازهای سازمان و مجموعه خود را تهیه نموده و به مشاوری حرفه‌ای و متخصص اعلام نماید. مشاور و طراح سالن همایش نیز با بررسی نظرات و درخواست بهره‌بردار براساس کاربری های مورد نیاز اقدام به تهیه برنامه فیزیکی و پلان جانمایی پیشنهادی کرده و طی جلساتی با کارفرما و تبادل نظر بر اساس بودجه و امکانات موجود به طرح و خواست نهایی می رسد. این طرح می تواند در یک فاز یا چند فاز اجرا شود.